Comunicazione Empatica
Ciao sono Alessandro e ti do il benvenuto a Il Valore Relazionale.Se i miei video ti piacciono, iscrizioni, campanelle e commenti sensati sono cose che mi aiutano.
La Sfida del Facilitatore
Ma entriamo subito nel vivo con un racconto.
Sono il facilitatore in una trattativa on-line e il mio compito è quello di incrementare il livello di fiducia tra le parti che sono così composte:
- Due aziende che schierano cadauna un responsabile amministrativo e un tecnico-commerciale, da un lato.
- Dall’altro lato il già cliente di una delle due aziende, in odore di essere ri-contrattualizzato per una estensione sui lavori precedenti.
Se la trattativa andrà a buon fine, le due aziende costituiranno un’associazione temporanea d’impresa, per fornire al cliente del valore che non potrebbero fornire singolarmente.
Il lavoro di squadra da i suoi frutti, quindi il cliente chiede di procedere alla formalizzazione dell’offerta commerciale. Ci saluta e si scollega.
Rimango collegato con i 4 esponenti delle due aziende per chiarire alcuni passaggi.
Il Segno Premonitore
È qui che l’amministrativo dell’azienda che ha la “paternità” sul cliente finale, chiede a quello della controparte di fornirgli la bozza del contratto. Ma non subito, che è la prima settimana di Agosto e lui ha bisogno di staccare.
lo chiedo: “non sarebbe meglio ricevere subito la bozza di contratto, così nel mentre che tu stacchi, la prende in considerazione qualcun altro”?
Mi risponde di no, che è Agosto per tutti e che è meglio così. Imperativo categorico!
Io penso “sticazzi”, dal mio punto di vista non è meglio neanche per te, ma forse è proprio questo il segnale che hai davvero bisogno di staccare.
Arriva settembre, io e i tecnici commerciali lavoriamo in sinergia e otteniamo ulteriore fiducia dal cliente.
Un bel giorno quest’ultimo ci dice “sì, portatemi il contratto che lo firmo e si comincia!
Lo svelarsi del difficilitatore
E quando con gioia, chiamiamo l’amministrativo che tiene il cliente in “pancia” per dargli la notizia, lui ci dice “Quale contratto! Sono 2 mesi che l’aspetto”!
“Scusami carissimo”, dico io, “aiutami a capire. Cosa intendi dire, di preciso, quando mi dici che sono due mesi che aspetti il contratto”?
“Eh intendo dire che l’altra azienda ha talmente tanta considerazione di noi che non me l’hanno mai inviato! Mi sento offeso per questo”.
“Ah ti senti offeso! Mi dispiace!” Dico io” ma allora li avrai sollecitati! E a me è sfuggito un pezzo della storia forse. Mi aggiorni”?
“No no, non è successo niente, è proprio questo il problema. Ma perché mai avrei dovuto sollecitarli se avevamo già preso un accordo! È una questione di rispetto”!
La Riformulazione della Questione di Rispetto
“Guarda caro, sul fatto che sia una questione di rispetto sono pienamente d’accordo. Per questo ho bisogno che mi aiuti a verificare se ho capito bene.
E quindi azzardo una riformulazione
Mi stai dicendo che tu, pienamente conscio del buon procedere della trattativa, perché ci partecipa anche un tuo commerciale, e per ben 2 mesi filati, hai evitato qualsiasi follow-up su un documento, che tu stesso avevi bisogno di revisionare, perché utile a ricontrattualizzare un tuo cliente?
Dall’altra parte 5 secondi di silenzio e poi… esce il genio:
“Che cazzo è un follow-up”!
La Tentazione del Giudizio di Valore
E io mi immagino parte di voi in ascolto a pensare “Che razza di incompetente questo amministrativo!” E vi capisco perfettamente perché dentro la mia testa volavano definizioni ed esortazioni molto più forbite.
Però immagino anche un’altra parte di voi, quella con un po’ più di esperienza sul campo, ad annuire con la testa, fra il paziente e il rassegnato.
Perché nel mondo reale, quello che per lo più è tenuto fuori dai profili LinkedIn, accade questo ed altro con le persone. Accade questo ed altro coi professionisti!
E quindi il buon esito di un lavoro ligio ed accurato, svolto a più mani, è messo a repentaglio dall’attivarsi improvviso di un bamboccione mai cresciuto, nascosto dentro a un singolo professionista.
Succede più spesso di quanto siamo disposti ad ammettere!
Trucchetto per Evitare Scivoloni
Infatti un mio amico che fa formazione in ambito aziendale mi ha detto una cosa domenica scorsa:
“non lasciarti ingannare dall’aspetto, dalle responsabilità o dalla posizione sociale di una persona … sotto sotto, siamo tutti bambini”.
Ed è una cosa molto utile da ricordare, perché se te la dimentichi, e cominci a pretendere che le persone si comportino in maniera congrua all’immagine che danno di sé stessi, congrua alle tue aspettative, rischi di esprimere dei giudizi.
E siccome i giudizi sono i killer della relazione empatica e la relazione empatica è fondamentale per risolvere i conflitti, sarebbe bene evitare di esprimere giudizi.
Quindi astenersi dell’ esprimere giudizi è il primo passo per resistere al vortice delle recriminazioni, delle accuse, della competizione fra torto e ragione.
Insomma astenersi dai giudizi è fondamentale per evitare di mandare tutto in vacca, quando si presentano dei conflitti.
Il Ruolo Cruciale Delle Emozioni
È semplice ma non è facile. Perché per avere successo nella comunicazione empatica, non possiamo reprimere le nostre stesse emozioni.
Non possiamo reprimere la rabbia. Dobbiamo metterla in gioco in modo costruttivo.
Per fare questo servono delle competenze che vanno allenate.
Per esempio
“Senti. Mi aiuti a capire in che modo, dal tuo punto di vista, questa tua astensione dal fare solleciti, dal chiamare, dallo scrivere mail, dal comunicarci come stavi vivendo questa “mancata ricezione”…
…Ecco com’è che questo tuo strategico “non-fare” sta contribuendo a restituire valore e quindi rispetto al cliente e al lavoro dei vari commerciali coinvolti… compreso il tuo”?
“Ma… È che io, da un’azienda così strutturata mi aspetto una puntualità più rigorosa”!
Benissimo! Hai chiesto gentilmente a quell’ azienda se è disposta a soddisfare questa tua aspettativa?
“No che non gliel’ho chiesto perché mi sembra una cosa ovvia!, Che domande sono”!
“Cosa significa ovvia, che ti sarebbe dovuta? E se loro non la vedessero come te, preferiresti trovare un punto d’incontro o preferisci rinunciare a un contratto che praticamente è già chiuso!
Guarda, ai miei occhi questa cosa somiglia a quella squadra di calcio che sta vincendo 7 a 0, ma rischia di annullare la partita linciando l’arbitro che non ha fischiato un fallo di mano.
È una visione che mi procura della rabbia e della frustrazione.
E quindi ti chiedo di perdonami l’impeto e di ascoltarmi fino a quando avrò finito!
Io ho bisogno che la squadra di lavoro di cui anche tu fai parte, riduca la sua reattività in favore della sua proattività, in modo che tutti guadagnino più soldi, e più serenità.
In funzione di questo, ti chiedo di astenerti da ogni forma di recriminazione verso chiunque e di focalizzarti sul segnalare ogni potenziale ritardo critico, che possa interferire con la scorrevole contrattualizzazione dei clienti.
Laddove segnalare è ben diverso da incolpare !
Si capisce cosa ho chiesto?
Si.
Benissimo. Ho anche bisogno che mi aiuti a elaborare il contratto a tempo record, per cui ti chiedo di fare tutto quello che puoi, per fare in modo di avere in mano un contratto sottoscrivibile dalle parti entro lunedi prossimo.
Con particolare cura a chiedere tempestivamente aiuto per qualsiasi fase del processo tu abbia anche un vago sentore che rischi di sforare la data prestabilita.
Sei disposto a farlo?
Si va bene!
Ti ringrazio per questo!
C’è qualche punto delle mie richieste che desideri ti spieghi meglio?
No è tutto chiaro!
Posso fare io qualcosa per aiutare il tuo lavoro?
Esempio e mancanza di esempio
E così sia la relazione costruttiva che il contratto restano in gioco. Senza contare che ho espresso una modalità relazionale che può servirgli da esempio.
Perché è l’esempio che manca. Significa che i modelli trasmessi dalla famiglia di appartenenza prima, e quelli della scuola poi, non hanno contribuito adeguatamente a far propria una modalità relazionale pulita.
Ed ecco che questa tossicità relazionale si riflette anche nei rapporti lavorativi ed economici.
Ed è quindi plausibile che finisca per condizionare tutta la società.
La Soluzione di Base
Ma la soluzione è semplice e si chiam asoluzione creativa dei conflitti.
Basta rispondere a 4 domande:
Cosa osservi fenomenologicamente?
La parola “fenomenologicamente” ti ricorda che serve un dato oggettivo per evitare un giudizio.
Come ti senti a riguardo, che emozioni provi?
Quindi di cosa hai bisogno?
Allora cosa chiedi di specifico?
Ad esempio:
“pronto signor Tizio. Buongiorno sono Caio. Senta, son tornato dalle ferie e sto controllando la mail. Noto che non è ancora arrivata la bozza del contratto.
Osservazione fenomenologica.
Mi sento un pò in ansia riguardo alle fasi di negoziazione delle clausole e avrei bisogno di mettermi al lavoro al più presto su questo tema.
Sensazioni, emozioni e bisogni.
Riuscirebbe a mandarmele in mattinata per cortesia?
Richiesta specifica.
È uno schema col quale si diventa sempre più bravi, mano a mano che ci si esercita.
E viene voglia di esercitarsi, perché da risultati.
Perché non provi anche tu e poi mi fai sapere come ti trovi ?
Grazie per la tua attenzione!